Helferwerk · Helferplanung, die einfach funktioniert.
Helfer und Schichten für euren Verein – an einem Ort
Helfer tragen sich selbst in Schichten ein, ihr behaltet die Übersicht: vom Event-Plan über die Erinnerungs-Mail und den Check-in vor Ort bis zur Auszahlung.
- Starter gratis
- Hosting in der Schweiz
- Keine App nötig
Für alle, die mit vielen Freiwilligen arbeiten – vom Dorffest bis zum Festival:
- Sport- und Turnvereine
- Musikvereine und Guggen
- Festival- und Event-OKs
- Dorf- und Quartiervereine
- Fasnachtsgesellschaften
- Schulen, Kirchgemeinden und Gemeinden
Weniger Administration, mehr Zeit für den Verein
- Keine Excel-Listen mehrSchichten, Anmeldungen und Kontakte an einem Ort – immer aktuell, auch fürs ganze OK-Team.
- Kein NachtelefonierenBestätigung, Erinnerung vor der Schicht und «Platz frei» gehen automatisch raus.
- Klarheit am EventEinsatzliste zum Ausdrucken, Check-in per QR-Code und Anwesenheit auf einen Blick.
- Auszahlung auf KnopfdruckStunden und Beträge rechnet das Tool aus – inklusive Jahressumme pro Person.
- Zahlen für den VorstandAuswertung pro Event mit Besetzung, Stunden und Vergleich zum Vorjahr – als PDF.
- Zufriedene HelferSchichten selbst wählen, Kalender-Eintrag, Infos zum Event und Bons direkt auf dem Handy.
Was das Tool kann
Events und Schichten
Mehrtägige Events, Bereiche, Tag- und Nachtschichten, Mindestalter, Vergütung pro Schicht.
Selbst eintragen
Helfer registrieren sich, wählen ihre Schichten und tragen sich bis zur Frist wieder aus. Volle Schicht? Warteliste.
Mails automatisch
Bestätigung, Erinnerung vor der Schicht, «Platz frei» und Danke-Mail – im Design eures Vereins.
QR-Check-in
Helfer zeigen ihren Code, ihr scannt mit dem Handy. Anwesenheit und «nicht erschienen» auf einen Blick.
Auszahlungen
Beträge rechnet das Tool aus geleisteten Stunden. Bar oder Überweisung verbuchen, Verlauf als CSV.
Partnervereine
Andere Vereine stellen Helfer über eigene Kontingente; Koordinatoren teilen ihre Leute selbst ein.
Übersicht für Admins
Dashboard mit nächstem Event und offenen Aufgaben, Helferliste mit Tags, Mailcenter und Protokoll.
Datenschutz
Hosting in der Schweiz, keine Tracker, keine externen Schriften. Export aller Daten jederzeit.
So sieht es aus
Am Beispiel des Vereins Physical Crash, der das Tool entwickelt – mit Beispieldaten (Namen gekürzt, Telefonnummern verpixelt). Bei euch erscheinen Name, Logo und Farbe eures Vereins. Bild anklicken zum Vergrössern.
Schicht wählen, eintragen, fertig
Freie Plätze, Entlöhnung und Leistungen pro Schicht, Filter nach Tag und Bereich, Warteliste und Kalender-Eintrag.
Alles in der Hosentasche
Eigene Schichten, Infos zum Event und der persönliche QR-Code für den Check-in – ohne App.
Alles Wichtige auf einen Blick
Belegung der kommenden Schichten, offene Auszahlungen, neue Helfer und was noch zu erledigen ist.
Schichten in Minuten erfasst
Mehrere Zeitfenster auf einmal anlegen, duplizieren, gemeinsam bearbeiten – mit Plätzen für Partnervereine.
Einsatzliste mit eurem Logo
Als PDF pro Tag, Bereich oder Schicht – mit Telefon, Angaben und Kästchen zum Abhaken.
Auszahlen ohne Excel
Beträge aus geleisteten Schichten – bar oder per Überweisung, mit Hinweis bei fehlender IBAN.
So läuft es
- Euer AuftrittName, Logo und Farbe eures Vereins, auf Wunsch eigene Adresse – Helfer sehen euren Verein, nicht uns.
- Event anlegenSchichten erfassen oder vom Vorjahr kopieren, Event öffnen und den Link an eure Helfer schicken.
- DurchführenErinnerungen gehen automatisch raus, vor Ort checkt ihr per QR-Code ein und zahlt danach aus.
Gratis starten, bei Bedarf wachsen
Jedes Paket enthält alle Grundfunktionen (siehe unten). Starter ist gratis und reicht für einen kleinen Anlass, Verein und Pro sind ohne feste Grenzen. Auf ein Modul tippen zeigt, was es kann.
Starter
Gratis
Gratis zum Ausprobieren: ein Event mit bis zu 20 Schichten und 20 Helfern – mit allen Grundfunktionen.
- Alle Grundfunktionen
- 1 aktives Event · bis 20 Schichten pro Event · bis 20 Helferinnen und Helfer
VereinBeliebt
CHF 150 pro Jahr
Für Vereine mit OK-Team: unbegrenzt, im eigenen Auftritt – mit Mailcenter, Rollen, Fragen, Import und Auswertung.
- Alle Grundfunktionen
- Events, Schichten und Helfer ohne feste Grenze
- Eigener Auftritt
- Eigene Mailtexte
- Mehrsprachig
- Event kopieren
- Infos & Dateien für Helfer
- Sperrliste & No-Show-Regel
- Fragen beim Eintragen
- Team & Zusatzrollen
- Bereichsleitung
- Mailcenter
- Auswertung pro Event
- Import & Dubletten
Pro
CHF 250 pro Jahr
Für grosse Events: dazu QR-Check-in, digitale Bons, Auszahlungen, Partnervereine, Baukasten und eigene Domain.
Grundfunktionen – in jedem Paket
- Events und Schichten planen – auch mehrtägig, mit Bereichen und Nachtschichten
- Mindestalter pro Schicht, z. B. «ab 18» an der Bar
- Helfer tragen sich selbst ein und aus – bei vollen Schichten auf die Warteliste
- Automatische E-Mails: Bestätigung, Erinnerung vor der Schicht, «Platz frei», Dankeschön
- Schichten in den eigenen Kalender übernehmen (Handy, Outlook, Google)
- Helferliste mit Suche und Filtern, Export für Excel
- Einsatzliste zum Ausdrucken und Anwesenheit abhaken
- Impressum und Datenschutz aus einer Vorlage mit euren Angaben
- Sichere Anmeldung mit Zusatz-Code (Zwei-Faktor), Protokoll aller Änderungen, Daten jederzeit exportieren
- Anleitungen mit Bildern für Helfer und Verwaltung
Was steckt in den Modulen?
Alle Module im Vergleich
| Modul | Starter | Verein | Pro |
|---|---|---|---|
| Eigener AuftrittEuer Logo und eure Vereinsfarbe auf allen Seiten und in den Mails, eigene Texte für Impressum und Datenschutz – ohne Hinweis «Erstellt mit». | – | ✓ | ✓ |
| Eigene MailtexteDie automatischen Mails (Bestätigung, Erinnerung, Dankeschön …) in euren eigenen Worten – mit Farbe und Knopftext. | – | ✓ | ✓ |
| MehrsprachigHelferseiten und Mails zusätzlich auf Französisch, Italienisch und Englisch – jede Person wählt ihre Sprache. | – | ✓ | ✓ |
| Event kopierenDas Event vom Vorjahr mit allen Schichten und Bereichen mit einem Klick fürs nächste Jahr übernehmen. | – | ✓ | ✓ |
| Infos & Dateien für HelferTreffpunkt, Ablauf und Dateien wie den Lageplan direkt beim Event – nur für Eingetragene oder für alle. | – | ✓ | ✓ |
| Sperrliste & No-Show-RegelEinzelne Personen sperren und automatisch erkennen, wer wiederholt nicht erschienen ist. | – | ✓ | ✓ |
| Fragen beim EintragenBeim Eintragen eigene Fragen stellen, z. B. T-Shirt-Grösse oder Allergien – die Antworten stehen in der Einsatzliste. | – | ✓ | ✓ |
| Team & ZusatzrollenMehrere Personen im OK-Team mit passenden Rechten, z. B. der Kassier sieht nur die Auszahlungen, die Check-in-Crew nur den Scanner. | – | ✓ | ✓ |
| BereichsleitungLeiterinnen und Leiter eines Bereichs (z. B. Bar) sehen ihr Team mit Telefonnummern und erfassen die Anwesenheit selbst. | – | ✓ | ✓ |
| MailcenterRundmails an ausgewählte Helfer, z. B. an alle vom Aufbau – mit Anhängen und eigenen Vorlagen. | – | ✓ | ✓ |
| Auswertung pro EventBericht pro Event für den Vorstand: Helfer, Stunden, Kosten, Nicht-Erschienene – mit Vergleich zum Vorjahr, als PDF. | – | ✓ | ✓ |
| Import & DublettenBestehende Helferlisten aus Excel übernehmen und doppelt erfasste Personen zusammenführen. | – | ✓ | ✓ |
| QR-Check-inHelfer zeigen beim Ankommen einen QR-Code auf dem Handy, ihr scannt ihn – die Anwesenheit ist sofort erfasst. | – | – | ✓ |
| Digitale BonsGetränke- und Essensbons aufs Handy statt auf Papier – an der Bar per QR-Code einlösen, mit Alterscheck. | – | – | ✓ |
| Auszahlungen & FinanzenEntschädigungen automatisch ausrechnen und auszahlen (bar oder Überweisung), mit Übersicht pro Person und Jahr. | – | – | ✓ |
| Organisationen & KontingenteAndere Vereine stellen Helfer für euch: Sie bekommen feste Plätze in den Schichten und teilen ihre Leute selbst ein. | – | – | ✓ |
| Startseiten-BaukastenEure Startseite selbst gestalten – mit Texten, Bildern, Partner-Logos und Vorschau. | – | – | ✓ |
| Design pro EventEin Event mit eigener Farbe und eigenem Logo, z. B. ein Festival mit eigenem Auftritt. | – | – | ✓ |
| Eigene DomainDas Tool unter eurer eigenen Adresse, z. B. helfer.euerverein.ch. | – | – | ✓ |
✓ = im Paket enthalten · Einzelne Module zusätzlich auf Anfrage
Für wen eignet sich das Tool?
Für Vereine, OKs und Veranstalter, die bei Events viele Freiwillige einteilen – ob 20 oder 2000 Helfer. Partnervereine, die Helfer stellen, bekommen eigene Kontingente und ein eigenes Portal.
Brauchen Helferinnen und Helfer ein eigenes Konto?
Ja – die Registrierung dauert eine Minute. Dafür sehen sie ihre Schichten, erhalten Erinnerungen, einen Kalender-Link, den QR-Code für den Check-in und ihre Verdienste. Ihr könnt Helfer auch vorerfassen oder importieren und ihnen den Zugang per Mail schicken.
Brauchen wir eine App?
Nein. Alles läuft im Browser – auf dem Handy, Tablet oder Computer. Auch der Scanner für den Check-in funktioniert direkt mit der Handykamera.
Können wir unsere bestehenden Helferlisten übernehmen?
Ja. Ihr ladet eine Excel- oder CSV-Datei hoch, ordnet die Spalten zu und seht vor dem Import eine Vorschau. Doppelte Personen lassen sich danach zusammenführen.
Wie sieht das Tool für unsere Helfer aus?
Wie euer eigenes: mit eurem Namen, ab dem Paket Verein auch mit eurem Logo und eurer Farbe, im Paket Pro auf Wunsch unter eurer eigenen Adresse (z. B. helfer.euerverein.ch). Die Mails kommen im gleichen Design.
Gibt es das Tool auch auf Französisch oder Italienisch?
Ja, ab dem Paket Verein. Helferseiten und Mails gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch – ihr wählt, welche Sprachen ihr anbietet.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Auf Servern in der Schweiz. Wir verwenden keine Tracker, keine Werbung und keine externen Schriften. Zahlungsdaten wie IBAN werden verschlüsselt gespeichert, und jede Änderung im Verwaltungsbereich wird protokolliert.
Können wir das Tool zuerst ausprobieren?
Ja. Für einen eigenen Testzugang mit Verwaltung meldet euch bei uns. Danach könnt ihr das Tool mit eurem eigenen Verein in einer Testphase ausprobieren – wie lange, stimmen wir mit euch ab, z. B. passend zu eurem nächsten Anlass.
Was kostet es?
Das Paket Starter ist gratis – für ein Event mit bis zu 20 Schichten und 20 Helfern. Verein kostet CHF 150 und Pro kostet CHF 250 pro Jahr (Richtwerte, noch nicht definitiv); einzelne Module zusätzlich gibt es auf Anfrage. Ihr seid ein kleiner, gemeinnütziger Verein? Sprecht uns an.
Wie lange sind wir gebunden?
Das Abo läuft jeweils ein Jahr und kann auf Ende des Jahres gekündigt werden. Eine längere Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir aufhören?
Ihr könnt jederzeit alle Daten als Export herunterladen (Tabellen und Dateien). Danach löschen wir den Verein mit allen Daten.
Wir freuen uns auf eure Nachricht
Ob eine kurze Frage, konkretes Interesse oder einfach Neugier – schreibt uns ganz unverbindlich. Wir antworten persönlich und zeigen euch das Tool gerne.